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個人情報の取り扱い方針

基本方針

株式会社GIS北海道（以下、「当社」といいます。）は、個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的責務であると考え、個人情報に関する法令及び社内規程 等を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行います。

１．個人情報の収集・利用並びに提供及び取り扱いの委託

弊社は、事業内容に応じ個人情報保護のための管理体制を確立いたします。また、個人情報は法令等の定めに従い公正な手段により利用目的達成に必要な範囲で適正に取得し、取得した個人情報は利用目的の範囲内で利用いたします。さらに、提供、取り扱いの委託等においては所定の規則に従い適切に取り扱います。

２．個人情報の安全管理および是正

弊社は、個人情報の安全性を確保するため、管理体制・管理規則を定め、全従業員に対して個人情報保護に関する継続的教育を行い、安全管理に必要な対策を実施することにより、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩などの予防並びに是正に努めます。

３．法令・指針・規範の遵守

弊社は、個人情報の取り扱いにおいて当該個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

４．苦情及び相談

弊社は、取得した個人情報の取り扱いに関するご本人からの苦情・相談、利用目的の通知、開示、訂正、追加・削除、利用又は提供の停止についての要求に適切かつ迅速に対応するための社内体制を整備し、「お問い合わせ窓口」を設置いたします。

５．個人情報保護マネジメントシステムの策定及び継続的改善

弊社は、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、役員及び従業員に周知徹底を図り、実施し、定期的に監査を行い見直してその改善に努めます。

６．個人情報保護方針に関するお問い合わせ先

　　　　　　　　　　　　　個人情報お問い合わせ窓口（株式会社GIS北海道　管理部）
　　　　　　　　　　　　　お問い合わせフォーム：個人情報保護窓口

札幌市中央区南７条西１丁目２１番１号　第三弘安ビル５階
株式会社GIS北海道　代表取締役　白川　彰
制定　平成２９年５月２９日
最終改正　　令和６年１０月１日

個人情報の取り扱いについて

本方針は、当社が行う各種サービスにおいて、個人情報又はそれに準ずる情報を取り扱う際に、当社が遵守する方針を示したものです。

株式会社GIS北海道　個人情報保護管理者
技術部　部長　平木　基記

１．個人情報の取得と利用目的

当社は、以下に特定する利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱うことはいたしません。

（１）直接および間接的に取得した個人情報（保有個人データ）

個人情報	利用目的
ビジネスパートナー様社員や派遣社員の個人情報	各種契約の履行に基づくビジネスパートナー様社員や派遣社員のご本人の確認
一般に市販、公表されている書籍、ホームページ等から取得する個人情報	弊社のサービスのご案内
お客様の個人情報	業務上の連絡 契約の履行 弊社及びグループ会社が取り扱う商品・サービスに関するご案内 弊社及びグループ会社が開催（主催・共催・協賛）するセミナー・展示会等に関するご案内 お客様からのお問い合わせ又はご依頼等への対応
株主様情報	会社法その他の関係法令に基づく株主様の権利行使への対応及び弊社の義務履行 株主総会における議決権行使のご依頼
従業員 (採用応募者、退職者を含む)	雇用、採用等の人事労務管理及び経理、総務等の業務上の確認
一般に市販、公表されている書籍、ホームページ等から取得する個人情報	弊社のサービスのご案内
その他 弊社ホームページ上から直接入力いただいた個人情報	お客様ご本人に事前にお知らせし、ご同意いただいた目的

（２）委託により取得した個人情報（保有個人データに非該当のため開示対象外)

個人情報の類型	利用目的
受託業務で委託元から取り扱いの委託を受けた個人情報	受託業務の遂行のため

２．要配慮個人情報の取得

当社は、法令に基づく場合を除き、お客様ご本人の同意を得なければ、要配慮個人情報を取得いたしません。

３．個人データの管理

当社は、取得した個人データの管理について、以下を徹底します。
1). データ内容の正確性の確保等
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めます。
2). 安全管理措置
当社は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置として、本基本方針を策定し、個人データの具体的な取扱いに係る社内規定を整備し、組織的安全管理措置として組織体制を整備し、人的安全管理措置として従業者に対する教育等を実施いたします。
3). 従業者の監督
当社は、従業者に個人データを取り扱わせるにあたり、社内規定を整備し、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を実施いたします。
4). 委託先の監督
当社は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、社内規程の要件を満たした委託先にのみ委託を行い、当該個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な管理を行います。

４．第三者提供の制限

当社は、個人データを、以下のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、第三者に提供することはありません。
・法令に基づく場合。
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

５．共同利用

当社は、前項の定めにかかわらず、次の通り、個人データを共同利用することがあります。
・共同利用される個人データの項目
お名前、生年月日、ご住所、電話番号等のご連絡先、ご家族、ご職業及び個々のお取引に関する情報。
・共同利用する者の範囲
セコム株式会社及びパスコグループ各社（株式会社パスコが直接間接を問わず総議決権の過半数にあたる株式、出資持分を保有する会社をいいます。）
・共同利用する者の利用目的
�@　各種サービスに関するご案内、研究及び開発のため
�A　各種サービスのご提供に際しての判断のため
�B　各種リスクの把握及び管理など、グループとしての経営管理業務の適切な遂行のため
・共同利用する個人データの管理責任者
株式会社パスコ　個人情報保護管理者

６．保有個人データの開示・訂正等・利用停止等

当社は、保有個人データにつき、本人又はその代理人から、利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等の請求を受けた場合には、当社所定の方法に基づき対応いたします。具体的な方法については、個別にご案内しますので、下記受付窓口までお問い合わせください。
【受付窓口】
〒064-0807　　札幌市中央区南７条西１丁目２１番１号　第３弘安ビル
株式会社GIS北海道　個人情報保護相談窓口
電話番号　011-521-6711
受付時間　月曜〜金曜（祝日、年末年始は除く）
９時00分〜12時、13時〜17時30分

７．問い合わせ先

個人情報の取扱いに関しては、下記の窓口まで電話又はEメールにてお問い合わせください。
【問い合わせ窓口】
〒064-0807　　札幌市中央区南７条西１丁目２１番１号　第３弘安ビル
株式会社GIS北海道　個人情報保護相談窓口
電話番号　011-521-6711
受付時間　月曜〜金曜（祝日、年末年始は除く）
９時00分〜12時、13時〜17時30分

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